Использование личного транспорта в служебных целях – как оформить?

Использование личного транспорта в служебных целях – как оформить?
Юридический Советник

Согласно действующему российскому законодательству, работник может использовать в целях исполнения трудовых обязанностей свои личные вещи, в том числе – личное транспортное средство, но только с ведома работодателя.

В статье 188 Трудового кодекса РФ установлено, что если гражданин использует на работе собственный автомобиль, ему положена компенсация за износ, амортизацию ТС. Также работодатель обязан возместить иные расходы, связанные с эксплуатацией ТС, например, стоимость ГСМ. При этом компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году НДФЛ не облагается. В статье расскажем, на основании чего выплачивается компенсация работнику и как провести ее правильно через бухгалтерию.

Использование личного транспорта в служебных целях – как оформить?

Основания для выплаты

Есть две возможности фиксации выплаты компенсации за использование собственного транспорта:

  • сразу в трудовом соглашении;
  • в отдельном соглашении об использовании ТС.

Работодатель также может взять автомобиль сотрудника в аренду с экипажем или без, но в этом случае все выплаты указываются сразу в соглашении, компенсация по ст. 188 ТК РФ не производится.

Если предприятия большое и работникам регулярно выплачивается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, оформить выплату имеет смысл через соответствующий локальный нормативный акт, в котором установить критерии разъездного характера работы (законодательно этот термин не определен), утвердить список должностей с разъездным характером работы, порядок назначения и выплаты компенсаций.

Также следует прописать трудовые обязанности сотрудника, регулярно направляемого в командировки или другие поездки и использующего для этого собственный транспорт.

Налоги и страховые взносы

В ст. 188 ТК РФ указано, что работник может использовать в служебных целях имущество, находящееся в его личной собственности. В правоприменительной и судебной практике встает вопрос как производится налогообложение, если транспортное средство, используемое гражданином по работе, взято им самим в аренду или, например, используется каршеринг. Часть судов, а также Минтруд в разъяснительных письмах (в том числе в письме от 14.03.2016 № 02-09-05/06-06-4615) утверждают, что так как это не личное имущество сотрудника, страховые взносы с таких сумм необходимо выплачивать. Однако другие суды с этой позицией не согласны, они трактуют статью 188 ТК РФ в этом случае расширительно.

В Письме № 03-04-06/80616 от 05.12.2017г. Минфина РФ поясняет, что НДФЛ с компенсации работнику за авто, даже принадлежащее ему на правах аренды, не уплачивается.

Размер компенсации

В ст. 188 ТК РФ установлено, что размер компенсации определяется сторонами самостоятельно. Компенсация может устанавливаться:

  • в твердой сумме за месяц;
  • каждый месяц в зависимости от интенсивности работы.

Для расчета можно использовать данные об износе, интенсивности использования ТС, размерах затрат. Компенсация должна устанавливаться в разумных пределах, чтобы не возникло вопросов у контролирующих органов.

Использование личного транспорта в служебных целях – как оформить?

В формате вопрос-ответ

Личный автомобиль используется в служебных целях в 2019 году, как получить компенсацию за ГСМ и расходы на ремонт?

Обязательность выплаты такой компенсация должна быть установлена в соглашении между работником и работодателем (трудовой договор или отдельное соглашение об использовании ТС), должностной инструкции. Составление такого документа будет означать получения согласия работодателя. Без ведома администрации, выраженного в письменном виде, эксплуатировать собственный автомобиль на работе не стоит, никаких компенсаций в таком случае работник получать не будет, это подтверждается судебной практикой.

В этом же соглашении определяется размер компенсации или порядок ее расчета. Для получения выплаты необходимо составить заявление в письменной форме и приложить подтверждающие документы, но более рациональным будет прописать порядок и сроки назначения компенсации также в соглашении между сторонами.

При этом надо учитывать, что надзорные органы исходят из того, что возмещаемые работодателем расходы сотрудника на ремонт автомобиля являются доходом гражданина, так как он бы их произвел независимо от использования ТС в служебных целях. Таким образом, с возмещения расходов на ремонт НДФЛ уплачивается.

Как отразить в бухучете компенсацию работнику за используемый в служебных целях личный транспорт? Как оформить в бюджете?

В бухгалтерском учете предприятия используются следующие бух проводки для отражения таких расходов: Дебет – 20 (23, 25, 29, 26, 44), Кредит – 73 и указать, что было произведено начисление компенсации сотруднику за использование его личной машины.

В бюджетных организациях при определении суммы компенсации необходимо исходить из объема ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному госоргану в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности. Что касается размеров компенсации, то они установлены в Постановлении Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.

Как производится налогообложение, если осуществляется использование личного транспорта в служебных целях, списание ГСМ как производится? Путевые листы для этого необходимы?

В соответствии с разъяснениями Минфина РФ, возмещение расходов на ГСМ, мойку, парковку не облагается НДФЛ при наличии следующих документов:

  • подтверждающих законное право сотрудника на автомобиль;
  • содержащих расчет компенсации;
  • удостоверяющих использование транспортного средства в интересах работодателя (путевые листы);
  • подтверждающих конкретные расходы и их сумму (чеки, квитанции и т.д.)

Таким образом, путевые листы также необходимы для списания ГСМ.

Использование личного транспорта в служебных целях – как оформить?

⇐Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен!⇒

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: